Ochrana osobných údajov

Oznámenie o ochrane osobných údajov

EY Cyber Security Trophy

Úvod

V spoločnosti EY sa zameriavame na uplatňovanie čestných informačných postupov, ktorých cieľom je chrániť vaše súkromie a zabezpečiť ochranu vašich osobných údajov. Sme presvedčení, že každý z nás získava výhody voľného toku informácií, ktoré sa získavajú a používajú zodpovedne. Účelom tohto Oznámenia o ochrane osobných údajov je opísať postupy, ktoré EY dodržiava v oblasti ochrany osobných údajov v rámci informačného systému súťaže EY Cyber Security Trophy (ďalej len „Systém“) vo vzťahu k všetkým fyzickým osobám, ktorých osobné údaje sa spracúvajú a uchovávajú v Systéme.

Získavať a spracúvať vaše osobné údaje v Systéme môžeme len za týchto podmienok:

Používanie Systému

Poskytnutie vašich osobných údajov nie je z vašej strany povinné, avšak vaše odmietnutie poskytnutia osobných údajov alebo  ich spracovania, bude mať za následok, že sa súťažiaci (tak ako je definovaný nižšie) nebude môcť zúčastniť na súťaži EY Cyber Security Trophy.

Kto je prevádzkovateľom Systému?

EY je Ernst & Young, s. r. o., IČO: 35 839 121, so sídlom Žižkova 9, 811 02 Bratislava, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel Sro, vložka č. 104675/B; pričom EY je členskou spoločnosťou Ernst & Young Global Limited (EYG). Subjektom, ktorý koná ako prevádzkovateľ osobných údajov je EY. Informácie, ktoré poskytnete do Systému, sú zdieľané EY s jednou alebo viacerými členskými spoločnosťami lokalizovanými na území Slovenskej republiky (pozri ďalej časť „Prečo potrebujeme vaše informácie?“). Každá z týchto členských spoločností bude spoločným prevádzkovateľom osobných údajov v súvislosti s osobnými údajmi týkajúcimi sa súťaže EY Cyber Security Trophy.

Databáza, v ktorej sú uložené všetky informácie v rámci Systému, sa nachádza v globálnom dátovom centre EY v Nemecku.

Aký druh osobných údajov je spracúvaný v Systéme?

Osobné údaje, ktoré sú v Systéme získavané a spracúvané, sa týkajú:

- nominujúcich osôb

- súťažiacich (tj. nominovaných osôb alebo prihlásených osôb), konajúcich osôb súťažiacich (ak sú

súťažiacimi právnické osoby)

- sponzorov

- porotcov

- osôb EY (všetkých zamestnancov, partnerov a zmluvných kontraktorov reprezentujúcich EY) zodpovedných za správu Systému:


 

  1. Nominujúce osoby, súťažiaci a konajúce osoby súťažiacich

Osobné údaje spracúvané v Systéme týkajúce sa nominujúcich osôb a súťažiacich v rámci súťaže EY Cyber Security Trophy zahŕňajú ich meno, priezvisko, kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo do práce a adresu), a informácie týkajúce sa spoločnosti (resp. údaje v danom rozsahu týkajúce sa osoby konajúcej za súťažiaceho).

EY smie vyhľadávať informácie o súťažiacom na účely overenia alebo doplnenia údajov uvedených v nominácii alebo v prihláške (samostatne ďalej aj len „registrácia“) do súťaže EY Cyber Securtiy Trophy (Overenie spoľahlivosti údajov). Overenie spoľahlivosti údajov môže v rozsahu povolenom platnými právnymi predpismi obsahovať informácie získané z verejne dostupných zdrojov.

  1. Sponzori

Polia s osobnými údajmi, ktoré sa spracúvajú v Systéme a obsahujúce informácie o sponzoroch, zahŕňajú predovšetkým ich kontaktné údaje, názov spoločnosti a logo.

  1. Porotcovia

Osobné údaje týkajúce sa porotcov súťaže EY Cyber Security Trophy, ktoré sa spracúvajú v Systéme, zahŕňajú ich meno, priezvisko a kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo a adresu spoločnosti), osobný životopis.

  1. Osoby EY

Osobné údaje v Systéme týkajúce sa osôb EY zahŕňajú meno a priezvisko, e-mail a pozíciu v EY (napr. manažér, riaditeľ, partner).

Prístup k vašim osobným údajom a ich prenos v Systéme

EY nebude prenášať vaše osobné údaje tretím osobám (iným než osobám uvedeným nižšie), pokiaľ nebudeme mať vaše povolenie alebo to od nás nebude požadovať platný právny predpis. Vaše osobné údaje poskytneme len tretím osobám, ktoré sa písomne zaviazali zabezpečiť primeranú úroveň ochrany vašich osobných údajov. V súvislosti so súťažou EY Cyber Security Trophy majú k vašim osobným údajom v Systéme prístup tieto osoby:

  • Porotcovia môžu mať prístup alebo im môžu byť poskytnuté osobné údaje v Systéme týkajúce sa súťažiacich, ktorých budú hodnotiť. Porotcovia budú mať prístup k údajom za účelom prezerania a hodnotenia registrácií, pričom majú prístup k údajom počas hodnotiaceho obdobia len s možnosťou čítania. Po uplynutí tohto obdobia už porotca nemá prístup k údajom týkajúcim sa súťažiacich. Ak sa informácie o súťažiacom poskytnú v písomnej forme ako zhrnutie vo formáte PDF, toto zhrnutie sa pošle porotcom zabezpečeným spôsobom.

  • Sponzori nemajú prístup do samotného Systému a dostanú prístup k limitovaným osobným údajom (to môže zahŕňať mená nominujúcich osôb a súťažiacich a v niektorých prípadoch PDF alebo podobnú kópiu registrácie vrátane označenia súťažiaceho).

Osoby EY na všetkých úrovniach sú povinné dodržiavať mnohé odborné štandardy a firemné smernice riadiace použitie osobných údajov, s ktorými prichádzajú do kontaktu pri výkone svojich povinností a ktoré sa vzťahujú na osobné údaje týkajúce sa nominujúcich alebo súťažiacich (vrátane konajúcich osôb), získané v rámci súťaže EY Cyber Security Trophy. Informácie majú vo všeobecnosti k dispozícii len osoby EY, ktorí tieto informácie potrebujú poznať, a to v zodpovedajúcom rozsahu.

EY má komplexný globálny program ochrany osobných údajov, ktorý zahŕňa Záväzné vnútropodnikové pravidlá schválené Európskou úniou (http://www.ey.com/gl/en/home/ey-data-protection-binding-corporate-rules-program).

 

Prečo potrebujeme vaše informácie?

Osobné údaje, ktorých spracovanie prebieha v Systéme, sa použijú predovšetkým na podporu vašej registrácie do súťaže EY Cyber Security Trophy.

Okrem toho EY priebežne používa osobné údaje na tieto účely:

  1. Na účely prieskumu realizovaného EY alebo v spolupráci s inými organizáciami v oblastiach súvisiacich s Cyber Security, a to v súhrnnej podobe alebo anonymne.

  2. Na účely pozvania niektorých súťažiacich na vybrané podujatia organizované EY pre súťažiacich alebo účastníkov minulých ročníkov súťaže EY Cyber Security Trophy, ktoré EY považuje pre súťažiacich za vhodné a prínosné.

  3. Na účely pozvania niektorých súťažiacich na účasť v prieskumoch alebo štúdiách ideového vedenia štúdií, ktoré sa zameriavajú na témy týkajúce sa Cyber Security.

  4. Na účely identifikácie a kontaktovania súťažiacich, pre ktorých by mohla byť výhodná buď ponuka relevantných služieb EY, alebo zoznámenie s inými súťažiacimi alebo lídrami v odbore, ktorí by mohli mať záujem sa s týmito súťažiacimi stretnúť.

Na účely vypracovania a publikovania marketingových materiálov, propagačných publikácií, mediálnych publikácií a spravodajstva, videí a iných materiálov súvisiacich so súťažou Cyber Security Trophy bez ohľadu na to, či sú určené na interné alebo externé použitie.

V rámci registrácie do súťaže EY Cyber Security Trophy (alebo v prípade porotcov v rámci materiálov porotcov) vás požiadame o súhlas s dodaním vašich kontaktných údajov (kontaktných údajov konajúcich osôb) do systému EY pre riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM). V prípade, že si neželáte dostávať marketingové materiály EY, ktoré sa netýkajú súťaže EY Cyber Security Trophy, svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že sa skontaktujete s miestnym koordinátorom projektu EY Cyber Security Trophy.

Uchovávanie údajov

Osobné údaje v Systéme budú vymazané po 10 rokoch od ukončenia súťaže EY Cyber Security Trophy alebo v požadovanej lehote v súlade s lokálnymi právnymi predpismi. Jediné informácie týkajúce sa súťažiacich (konajúcich osôb súťažiacich), ktoré budú uložené po uplynutí uvedenej lehoty, sú meno, spoločnosť, s ktorou sú spojení, rok, v ktorom sa zúčastnili na súťaži EY Cyber Security Trophy a dosiahnuté umiestnenie. Tieto informácie sa v Systéme uchovávajú, aby koordinátori súťaže mali k dispozícii úplnú históriu súťažiacich, pretože často dostávajú otázky, či sa určitá spoločnosť alebo osoba zúčastnila na súťaži EY Cyber Security Trophy a či získala cenu.

Citlivé osobné údaje

Citlivé osobné údaje odhaľujú váš rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženskú vieru alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odboroch, genetické údaje, biometrické údaje, údaje týkajúce sa zdravia alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie, resp. v právnych poriadkoch niektorých krajín aj trestné činy alebo odsúdenia za trestné činy.

EY od vás cielene nezískava prostredníctvom Systému žiadne citlivé osobné údaje a cieľom Systému nie je takéto osobné údaje spracúvať. Ďalej chceme upozorniť, že voľné textové pole/polia by nemalo/nemali byť zaplnené nadmerným množstvom osobných údajov (vrátane citlivých osobných údajov) a/alebo dôverných informácií o klientoch.

Prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie spracúvania alebo prenosnosť údajov

V zmysle právnych predpisov ste oprávnený požiadať o podrobné informácie o osobných údajoch, ktoré o vás EY má.

Ak si želáte potvrdiť, či sa vaše osobné údaje spracúvajú v Systéme, alebo potrebujete prístup k svojim osobným údajom v Systéme, kontaktujte svojho koordinátora súťaže EY Cyber Security Trophy alebo svoju žiadosť nám zašlite na e-mailovú adresu: dataprivacy@sk.ey.com.

Ak chcete potvrdiť presnosť a aktuálnosť svojich osobných údajov alebo žiadate o opravu, vymazanie či obmedzenie ich spracúvania, prípadne o kópiu svojich osobných údajov v jednoducho prenosnom formáte, môžete sa obrátiť na svojho koordinátora projektu EY Cyber Security Trophy alebo nám zaslať e-mail na adresu: dataprivacy@sk.ey.com.

Bezpečnosť

EY má záväzok prijať všetky potrebné opatrenia na zaistenie bezpečnosti vašich osobných údajov. Disponuje technickými a organizačnými prostriedkami, ktoré ochránia a zabezpečia vaše osobné údaje pred zverejnením a neumožnia k nim neoprávnený prístup. Všetky osoby EY a jej tretie osoby, ktoré sa zúčastňujú na spracúvaní vašich osobných údajov, majú povinnosť rešpektovať ich dôverný charakter.

Sťažnosti

Ak máte obavy z porušenia právnej úpravy ochrany osobných údajov alebo akéhokoľvek iného predpisu zo strany EY, obráťte sa na svojho koordinátora projektu EY Cyber Security Trophy. Môžete sa obrátiť aj na Zodpovednú osobu EY, ktorá vašu žiadosť prešetrí a informuje vás, akým spôsobom sa vaša sťažnosť vybaví a vyrieši, kontaktný e-mail na Zodpovednú osobu je: dataprivacy@sk.ey.com.


V prípade, že nebudete spokojný so spôsobom, akým bola v EY vyriešená vašu sťažnosť, máte právo podať sťažnosť príslušnému orgánu na ochranu osobných údajov. Môžete sa obrátiť aj na súd s príslušnou jurisdikciou.

Kontaktujte nás

Ak máte akékoľvek otázky alebo si myslíte, že toto Oznámenie o ochrane súkromia nerieši vaše otázky, obráťte sa na svojho koordinátora projektu EY Cyber Security Trophy alebo nám pošlite e-mail na adresu: dataprivacy@sk.ey.com; pričom kontaktné údaje prevádzkovateľa osobných údajov v Slovenskej republike sú: Ernst & Young, s. r. o., Žižkova 9, 811 02 Bratislava, e-mailová adresa: office@sk.ey.com, tel.: +421 233 339 111, fax: +421 233 339 112.

 

Potvrdenie

Po vyjadrení vášho súhlas s podmienkami uvedenými v tomto Oznámení o ochrane osobných údajov elektronickou formou, budú sa tieto považovať za účinné od dátumu vášho súhlasu a zostanú v účinnosti po celé obdobie vašej účasti na súťaži EY Cyber Security Trophy a aj po skončení tohto obdobia v súlade s vyššie uvedenou časťou Uchovávanie údajov. Svoj súhlas so spracúvaním vašich osobných údajov v Systéme môžete kedykoľvek odvolať. Ak svoj súhlas s vyššie uvedeným neposkytnete, nebudete sa môcť zúčastniť na súťaži EY Cyber Security Trophy.